我们已经知道，所谓管理，是人们对系统中人、财、物等基本要素的管理。那么，人们的管理活动又是如何实现的呢？我们说，管理活动是以信息为媒介来实现的，是通过信息的传递来进行的。信息传递必有发信方和收信方，发信方或收信方为了某种目的而使信息从发信方向收信方传递就是信息沟通，或简称沟通。因此，信息沟通在管理中处于十分重要的地位。可以说，没有信息，沟通就没有管理。在企业管理中，研究信息的本质以及信息沟通的规律性，并利用这些规律来管理企业，这就是信息理论在管理中的应用。
一、信息与数据
什么是信息？广义地讲，信息是人们对客观世界的反映。对于一个管理的对象系统来说，信息反映了系统的结构、状态、特征和外部环境等。
信息的概念是抽象的，但它是客观存在的。从形式上讲，信息看不见、摸不着，但由于信息的寄载性，它通过信息的载体——数据表现出来。因此，人们可通过数据来感知信息的存在。信息也是通过数据来反映客观世界的。
为了进一步说明信息的概念，这里简单介绍一下数据的概念。
数据也称资料，是人们在生活和生产活动中记录下来，可以被鉴别的符号，通常可用数字、字符、图形、图像、声音或文字来表示。
数据是信息的载体，它与信息的关系是形式与内容的关系，即信息是数据所表示的内容，它是人们对数据的解释。
二、信息的量和质
信息是可以被度量的。信息的度量是用“对不确定性的排除”来量化的。关于这一点，我们可以这样去理解：信息所反映的事物具有不确定性，即信息在未出现之前它所反映的事物具有不确定性。信息出现并被人们接收之后，事物的不确定性程度就减少了。这种信息使不确定性减少的程度就是信息的量。
信息量的计算也是借用了统计力学中熵的概念。因为熵是指物质系统中由于热运动使系统从有序到无序变化的过程中，反映无序程度的量。所以熵是对无序程度的衡量，也是对系统不确定性的衡量。
信息不仅可以度量，即有量的概念，而且还有质的概念。信息的质是给收信者带来的价值或效用。同一信息对不同收信者，在排除不确定性的程度上是相同的，但在对他们的效用上却不一定相同。对于信息，人们感兴趣的是“有效信息”。例如，一条关于电视机的商品信息，对正准备购买电视机的人来说，他很关心，而对于不打算买电视机的人则无关紧要。这条商品住处对他们在消除不确定性的程度是相同的，但对他们所起的作用是不一样的，这就是质的不同。
三、管理信息的特征
1.时效性
由于经济系统的客观规律性，任何一个经济系统的状态、结构、特征和外部环境都是在不断变化的，反映系统与环境的信息自然也在同步地变化，即此一时刻的信息，并不表明彼一时刻系统的状态和特征。而且，信息的有效性也是与时间相关的，过时的信息对收信者可能毫无意义。
信息的效用值与时间的相关性称为信息的时效性。
在经济活动中，管理者和决策者只有迅速地捕捉和积累信息，并及时地分析处理，以此作为管理和决策的依据，才能适应瞬息万变的经济形势。
2.寄载性
根据信息与数据的关系，数据是信息的载体，信息必须通过数据来体现，这就是信息的寄载性。
反映经济信息的数据，是人们在经济活动中记录下来的。由于信息的寄载性，我们通常所说的信息处理实际上是对载送这些信息的数据的处理。有关数据处理的详细内容，在计算机的有关课程中将有详细讨论。
3.社会性（共享性）
信息是构成客观世界的一种要素。在管理科学中，人们把信息看成是一种资源。信息资源与其它资源不同，并不因为使用的用户增加而感到资源紧张，相反，一条经济信息，它的使用越宽，其效用也就越大。这就是信息的社会性，或称共享性。
在经济活动中，由于经济信息的社会性，一方面可使利益关系相同的主体在利用信息过程中彼此增加效益。这就要求我们最快和最大限度地收集和储存信息，无保留地为用户提供信息咨询服务，以提高信息的社会效益；另一方面，对与我们利益关系不同的主体，则应有效地控制信息的使用范围，防止机密情报的泄漏。
四、信息沟通效率及其影响因素
从本质上来讲，管理活动就是信息处理和传递的过程。信息的传递有发信方和收信方，发信方发出的信息对收信方引起的效果与发信方意图符合的程度称为信息沟通效率。
沟通效率的高低与信息的质、信息的清晰程度和沟通渠道有关。
同一信息对不同的收信者来说，在排除不确定性的程度上可能是相同的，但给各收信息者带来的效用和价值可能是不相同的，因为他们的需求和观念可能不一样。如一个需要购买电视机的人，他对电视机的价格信息很关心，而对不需购买电视机的人来说可能无关紧要。管理者为了提高信息沟通率，就必须提高信息的质。提高信息的质可从两个方面考虑：一是发信者发出信息时应该根据不同对象的需求，使收信者愿意接收, 即满足收信者的需求；二是通过宣传教育，使收信者树立正确的价值观念, 让他们认识到个人目标与企业目标具有一致性。
信息所表达的内容不明确也会影响信息沟通率。因为内容不明确，收信者无法正确理解发信者的意图，不能按发信者的意图去行为。这就要求发信者发出信息时，必须内容明确，便于理解，从而愿意接收管理信息，并根据接收到的信息调整自己的行动。
信息沟通渠道是影响信息沟通率的另一重要因素，提高沟通率必须使渠道畅通，尽量使信息传输直接，减少中间环节，这要从组织机构的设置、业务流程组织和信息处理手段上进行考虑。
信息沟通的方式分为语言沟通和非语言沟通，语言沟通又分为口头语言沟通和书面语言沟通；非语言沟通主要通过面部表情、眼睛、手势或其他动作进行。下面仅简单说明几种具体的语言沟通方式。
1.文件沟通方式
文件沟通属书面沟通。这种沟通方式的信息传递方向是单向的，因此只适于不需要立即反馈信息的情况，如计划、指令、通知、报告等。
2.会议沟通
会议是把人们组织起来讲座和研究问题，属口头语言沟通方式。会议沟通可以是单向的，也可以是双向的，因此会议沟通方式的灵活性较大，需要及时反馈的沟通，采用会议方式比较合适。但由于会议要把入会者组织在一起才能进行，这就要受到时间安排和规模上的限制。
3.谈话沟通
谈话是指管理者与一个或几个属就某些总是交换意见。它是管理者常用的沟通方式，属口头语言沟通，且信息的传递是双向的。由于谈话的范围比较小，参与者发表意见的机会多，信息反馈及时，发信者和收信者的目标容易达成一致，因此有利于提高信息沟通率。而且，管理者与下属面对面进行交谈，下属会感到亲切和受上级的关怀，也有利于激励下属。谈话虽是一种好的沟通方式，但由于是在小范围内进行，需要消耗领导者较多的时间。
4.其他媒体沟通。
其他媒体包括广播、电视、报刊、宣传橱窗等。利用这些媒体进行信息沟通，方便灵活，不受太多条件的限制，成本低，是可以被广泛彩的沟通方式。 |
